Электронное актирование

С 1 января 2022 года для организаций, работающих в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд вводится так называемое электронное актирование. Рассказываем, что такое электронное актирование, как правильно выставлять электронные документы в Единой информационной системе госзакупок.  
  
Электронное актирование представляет собой процесс электронной приемки товаров, работ и услуг, в ходе которой осуществляется создание, оформление и обмен электронной документацией между заказчиками и поставщиками (исполнителями).  


Создание и обмен электронными документами о приемке товаров, работ и услуг для государственных/муниципальных нужд осуществляются с использованием Единой информационной системы в сфере госзакупок (ЕИС).

В ЕИС представлены личные кабинеты как заказчиков, так и исполнителей по госконтрактам. Выполнив условия контракта, исполнитель обязан проинформировать об этом заказчика, направив ему через ЕИС подписанный электронной подписью документ о приемке товара, работы или услуги.  

Получив данный документ, заказчик производит его проверку и в случае отсутствия разногласий ставит в документе свою подпись и отправляет документ исполнителю. Эта процедура и называется электронным актированием, которое станет общеобязательным в сфере госзакупок начиная с 01.01.2022 года.  


Работа в Единой информационной системе госзакупок (ЕИС)  

Чтобы с 2022 года иметь возможность работать в сфере госзакупок, организация-поставщик (исполнитель) должна быть зарегистрирована в Едином реестре участников закупок на сайте ЕИС.  

При этом должностные лица организации, уполномоченные выступать от ее имени при исполнении госконтрактов, в том числе главный бухгалтер, должны быть также зарегистрированы в качестве пользователей Личного кабинета участника закупок. Перечень доступных для должностных лиц операций в личном кабинете участника будет зависеть от полномочий и прав доступа, настраиваемых индивидуально для каждого пользователя.  

Права и полномочия пользователей должны соответствовать правам и полномочиям должностных лиц, осуществляющих юридически значимый документооборот организации на бумажном носителе.  

Зарегистрировавшись и настроив личный кабинет в ЕИС, организация и ее должностные лица получают возможность по формированию, редактированию, удалению и подписанию документов о приемке, а также корректировочных документов.  


В ЕИС пользователям доступны следующие документы о приемке:  


документ о приемке (аналог товарной накладной, которую используют организации, не являющиеся плательщиками НДС);  
счет-фактура;  
УПД – универсальный передаточный документ, сочетающий в себе признаки документа о приемке и счета-фактуры.  


Какой именно документ выбрать для работы и подтверждения факта исполнения контракта, выбирает сам пользователь. Плательщик НДС может выбрать либо счет-фактуру, либо УПД, тогда как организация, не являющаяся плательщиком НДС, может работать только с документами о приемке.